Описание проекта

О КОМПАНИИ

«Чароўны Млын» – это выставка-ярмарка изделий ручной работы, которую отличает и
разнообразие направлений творчества. Свою историю она начала в мае 2010 года и каждый раз собирает более 500 мастеров со всех регионов Беларуси и зарубежья.

 

Цель: Автоматизировать с помощью Битрикс24 процесс работы организаторов «Чароўны Млын» с участниками выставки: от приема заявки и отбора до формирования документов и получения оплаты организационных взносов.

Что было реализовано?

В техническом задании была согласована настройка CRM-формы, воронки Лидов (потенциальных участников выставки), Сделок (подтвержденных участников выставки).
Процесс регистрации участников следующий:
Заполнение CRM-формы. Форма интерактивная: в ней прописаны условия, по которым могут скрываться либо показываться поля с вопросами. Таким образом форма сама подстраивается под каждого пользователя: юридические лица, например, должны заполнить УНП, а ремесленники – паспортные данные и т.д.
Как только потенциальный участник заполнил форму, прикрепил к своей заявке фотографии работ, файлы, ссылки на соцсети и другую важную информацию заявка приходит в интерфейс CRM Битрикс24 Лиды организатору. Форма представления карточки потенциального участника выставки содержит информацию из формы регистрации, а также всю историю взаимодействия организатора с потенциальным участником выставки Млын.
В момент получения заявки организатором, отправляется автоматическое письмо на электронную почту потенциального участника. В письме содержится информация из заявки, которую потенциальный участник отправил организатору, таким образом исключается риск неточности заполнения. Если вдруг потенциальный участник неправильно внес данные в форму, то он может указать в ответе на email верные данные или перезаполнить форму.
Если вопросов с достоверностью данных потенциального участника Млын нет, то организатор принимает решение по участию в выставке.
Есть три категории участников: 1 очередь (подтвержденные), 2 и 3 (резервные). Как только организатор отметил заявку как подтвержденную, создается Сделка. Далее ведется работа по финальному согласованию условий участия. Когда условия участия были окончательно согласованы, организатор готовит документы в автоматизированном режиме в Битрикс24.
Генератор документов. Готовые документы в один клик отправляются участнику Млын для подписания. Настроены шаблоны Договоров, Счетов и Актов для ремесленников и юридических лиц. Далее организатор меняет заявку на стадию оплаты участия в выставке: организационные взносы, столы, стулья, розетки, арендованное место для экспозиции.
Сразу после получения оплаты, сумма оплаты вносится в карточку участника и, если счет оплачен полностью, то отправляется автоматическое письмо участнику с благодарностью от организатора за оплату участия.
Когда наступает момент подготовки выставочных стендов на месте проведения, организатор распределяет номера выставочных стендов. Как только был сформирован окончательный список участников, готовится отчет в формате Excel для работы во время выставки, регистрации участников. Дополнительно руководители пользуются предустановленными отчетами: объем сделок по контактам, по компаниям, по сотрудникам; распределение сделок (карточек подтвержденных участников) по стадиям; доходность по товарам и услугам; распределение карточек потенциальных участников по очередям регистрации, по источникам; отчет по выполнению дел сотрудниками, который показывает сколько и каких дел выполнили менеджеры за отчетный период.

РЕЗУЛЬТАТЫ

Автоматизированы процессы регистрации потенциальных участников, отбора и согласования условий. Влияние человеческого фактора значительно уменьшено. Самое главное – система сама напоминает организатору и участнику о последнем касании и актуальном статусе каждой заявки. Теперь нет необходимости работать в 6 разных системах, поскольку есть единая рабочая среда Битрикс24.